Come traslocare uffici in maniera semplice e veloce?

Il trasloco di un ufficio è un’attività complessa che richiede una pianificazione adeguata e un’organizzazione precisa, in questo modo è possibile rendere il processo più semplice e veloce. Il trasferimento di un ufficio, infatti, non prevede solo lo spostamento di mobili, attrezzature e documenti ma anche la rimessa in moto di tutte le attività aziendali nel più breve tempo possibile.

Vediamo allora alcuni consigli pratici che possono semplificare la pianificazione e rendere quanto più indolore possibile il cambio di sede.

La pianificazione aziendale

Iniziare a pianificare un trasloco aziendale il prima possibile vuol dire avere il tempo necessario per fare tutte le scelte senza che vi sia la pressione del trasferimento imminente. Questo permette di creare un programma dettagliato di tutte le attività che vi sono da svolgere, permette di includere i dipendenti nella fase di preparazione e permette di gestire le attività operative senza che vi sia l’interruzione lavorativa di troppi reparti contemporaneamente.

Prima ancora di rivolgersi a una ditta professionista l’azienda deve designare un team o una persona e renderla responsabile del coordinamento del trasloco. In questo modo si potrà garantire che tutte le attività siano gestite in modo efficiente e che esista un punto di riferimento specifico sia per i dipendenti che per la ditta di traslochi.

Scegliere un giusto periodo

Uno dei passaggi fondamentali per affrontare un processo come il cambio della propria sede lavorativa consiste nella scelta del momento più opportuno per effettuare il trasloco. Se non vi è una particolare urgenza può essere conveniente pianificare il trasloco durante l’estate o, in alternativa, nei periodi in cui si prevedono minori richieste da parte di clienti e/o fornitori: nell’organizzazione di un trasloco aziendale, è sempre cruciale valutare le peculiarità di ciascuna realtà. Ci sono imprese che risultano più attive durante l’estate, mentre altre durante l’inverno.

Ecco che diventa essenziale valutare i periodi più favorevoli, tenendo sempre presente il momento in cui si può causare il minor disturbo possibile alle attività quotidiane dell’azienda.

La gestione del nuovo layout dell’ufficio

Cambiare ufficio è un’opportunità incredibile, in questo caso il compito aziendale è distribuire i vari comparti e le varie attrezzature aziendali in modo efficiente all’interno del nuovo edificio tenendo conto della sua planimetria e dei suoi spazio. In questo frangente si ha a disposizione il tempo e l’occasione per fare decluttering dell’ufficio e per efficientare la distribuzione del materiale cambiando quelli che possono essere i paradigmi diventati obsoleti.

È fondamentale pianificare attentamente l’organizzazione degli arredi, delle scrivanie, delle scaffalature per i documenti, delle stampanti, delle fotocopiatrici e di tutti gli elementi che costituiscono l’arredamento dell’ufficio creando uno schema dettagliato per determinare come e dove posizionare ciascun elemento.

In questo caso, per esempio, è possibile riunire in uno spazio limitrofo più team che collaborano spesso insieme, e che prima erano distanti, per favorire la coordinazione oppure spostare uno specifico macchinario o raccogli documenti il cui posizionamento all’interno dell’ufficio non è più efficiente. È il momento di ottimizzare lo spazio in base alle nuove esigenze aziendali assicurandosi che il nuovo layout favorisca l’efficienza e la vita in ufficio.

Inscatolamento, etichettatura e check-list

Il cambio di ufficio può avvenire senza stress aggiuntivi se viene predisposto con efficienza e celerità. Per fare in modo che tutto si svolga nel migliore dei modi è importante creare un sistema efficiente di inscatolamento e salvaguardia di attrezzature, mobilio e documenti. Questa fase è spesso gestita da una ditta specializzata ma la collaborazione dei membri dello staff interno diventa indispensabile per fare in modo che tutto si svolga nel più breve tempo possibile.

Inoltre, è sempre importante etichettare ogni singola scatola o mobile così da poterli distribuire nelle nuove aree laddove preventivato. Questo diminuirà di molto le operazioni di disimballo e messa in azione del nuovo ufficio diminuendo i contrattempi e le perdite di denaro.

Una giusta etichettatura diventa indispensabile se gestita in modo da fornire chiari riferimenti al nuovo layout dato all’ufficio.

Infine, avere una check list che comprenda ogni singolo scatolone, faldone e oggetto da trasportare permetterà di avere sempre sotto controllo le fasi di:

  • Imballaggio;
  • Trasporto;
  • Disimballo;
  • Messa in azione.

Scegliere il giusto partner

La scelta di una società di traslochi adeguata riveste una grande importanza quando si tratta di attività aziendali che non possono essere interrotte per molto tempo. In questa situazione, è consigliabile affidarsi a un partner specializzato come noi di Bliss Moving che sia in grado di minimizzare gli ostacoli, guidare il processo in modo fluido e fornire tempi certi e precisi. Durante un trasloco aziendale è fondamentale la flessibilità, noi di Bliss siamo in grado di lavorare nei momenti più opportuni, con processi ben definiti ed elevati standard di qualità, supportati da certificazioni ISO. Inoltre, offriamo un servizio di trasloco assicurato, fornendo una maggiore tranquillità durante l’intero processo di trasferimento.