Nel nostro blog ci siamo già occupati del magazzinaggio, spiegando le differenze fra i vari tipi di deposito e come scegliere l’azienda per questo servizio.
Oggi vogliamo parlare di un servizio che sembra apparentemente molto legato a quello del magazzinaggio, ma è in sé diverso: l’archiviazione documentale.
La differenza principale fra il magazzinaggio (e quindo lo stoccaggio) e l’archiviazione documentale riguarda la merce immagazzinata, ovvero mobili e masserizie usate nel primo caso, documenti perlopiù aziendali nel secondo caso. L’archiviazione è composta dalla raccolta, dalla classificazione e dalla conservazione dei documenti, in appositi raccoglitori.
Perché scegliere l’archiviazione di documenti aziendali?
Per legge le aziende devono conservare i loro documenti per un certo numero di anni. Le medie e grandi imprese si trovano quindi spesso ad avere una gran quantità di carta e non sapere più dove archiviarla. È da qui che nasce l’esigenza di affidare i propri documenti ad imprese specializzate. Per esempio il bilancio, i libri contabili, le fatture e altri documenti fiscali devono essere conservati per 10 anni.
Archiviazione documentale: a chi affidarsi?
Il magazzino dove archiviare le merci deve essere dotato di impianti antincendio, impianti di sicurezza e allarmi. L’archivio dovrebbe essere gestito digitalmente dall’impresa che offre il servizio, così da saper sempre con esattezza dove sono archiviati i vari documenti. Deve essere offerta al cliente la possibilità di avere un ritiro in sede dei propri documenti e di poter accedere sempre all’archivio al momento del bisogno.
Inoltre il contratto deve essere chiaro, senza “clausole nascoste”, indicando precisamente le responsabilità delle parti e i costi di archiviazione. Sono molto importanti anche:
- La posizione geografica: se la tua impresa ha un’unica sede, la migliore cosa è quella di affidarsi ad un’impresa di archiviazione documentale situata vicino alla vostra sede. Se invece la tua azienda ha più sedi, puoi pensare di affidare i tuoi documenti ad imprese che hanno più magazzini nel territorio;
- Testimonianze di gradimento: controlla sempre se sono presenti testimonianze di gradimento sul loro sito web o su altri siti di recensioni online. Chi meglio di altri clienti soddisfatti possono suggerirti in modo sincero a chi rivolgerti per l’archivio dei tuoi documenti?
Archiviazione documenti, per concludere
Avrai sicuramente capito che la gestione documentale non è un tema da trascurare. Ci sono obblighi legali precisi da rispettare. Ti consigliamo, dunque, di tenerti informato, capire meglio le tue esigenze e rivolgerti agli specialisti che potranno conservare adeguatamente i tuoi documenti. Per maggiori informazioni: http://www.blissmoving.it/deposito-archivio-documenti-magazzinaggio-custodia-mobili
